Charte Vie Privée
Adressé aux utilisateurs du site https://www.ebdh.org/ (ci-après le « Site »)
Dernière mise à jour : jeudi 6 mars 2025
1. POURQUOI UNE POLITIQUE DE PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES ?
Le European Brain Data Hub (« EBDH » ou « Nous ») veille à la protection de vos informations personnelles. Cette annexe vous explique comment nous utilisons vos données, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer. Nous nous engageons à agir avec transparence et en conformité avec la réglementation en vigueur, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et les lois nationales applicables en matière de protection de votre vie privée.
Les termes techniques, tels que « traitement », « destinataire », « responsable du traitement », « sous-traitant », « données personnelles » et « données de santé », sont employés selon leur définition légale prévue par le RGPD.
2. QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Nous sommes le responsable du traitement de vos données personnelles et nos coordonnées sont les suivantes :
Association internationale sans but lucratif European Brain Data Hub
Rue d'Egmont 11, 1000 Bruxelles
Numéro d'entreprise : BCE 1013.171.235.
Les traitements de données intervenant depuis les Pages de réseaux sociaux de l'EBDH sont effectués sous la responsabilité conjointe des réseaux sociaux respectifs.
3. POURQUOI ET COMMENT GERONS NOUS VOS DONNEES ?
3.1. Gestion des interactions avec le public
Finalité 1
Gestion des sollicitations, de la messagerie et des appels
L'EBDH a un intérêt légitime à répondre de manière appropriée aux personnes qui prennent contact avec elle par courriel, voie postale, via les réseaux ou par téléphone.
Finalité 2
Promotion des activités de l’EBDH
Explication. Il s'agit notamment de l'envoi de prospectus à propos des services offerts, de lettres d'informations, de l'envoi d'invitations à des événements, des activités de promotion de nos activités, etc.
Fondement. L'EBDH a un intérêt légitime à traiter vos données personnelles en vue de faire la promotion de ses services et de ses formations, ceux-ci étant analogues aux services déjà fournis. L'envoi de Newsletters est soumis, de manière générale, à l'article XII.13(1) du Code de droit économique et de l'Arrêté royal du 4 avril 2003. Par conséquent, il doit être précédé du consentement de la personne destinée à les recevoir.
3.2. Opérations liées à l'organisation de formations
Finalité 3
Organisation de formations et certifications
Fondement. Nous nous basons sur l'article 6.1.b du RGPD puisque nous traitons les données personnelles de nos (futurs) cocontractants dans le cadre de nos relations précontractuelles et contractuelles (notamment dans le cadre des formations auxquelles ils participent) avec eux. L'intérêt légitime de l'EBDH de traiter des données personnelles en vue de faciliter l'exécution des personnes susceptibles de se rendre à ses conférences/formations (Article 6.1.f).
3.3. Opérations liées à la gestion de nos relations avec notre personnel et au recrutement de notre personnel
Finalité 4
Traitement des candidatures et gestion des entretiens
Fondement. Nous fondons ce traitement sur nos relations (pré)contractuelles (art. 6.1.b).
Finalité 5
Constitution d'une
CVthèque
Explication. Constitution d'une CV-thèque pour pouvoir recontacter les candidats non retenus (mais dont le profil nous intéresse), si un nouveau poste est à pourvoir.
Fondement. Nous fondons la conservation de ces CV sur le consentement des candidats non retenus (art. 6.1.a). Nous nous appuyons sur notre intérêt légitime pour constituer la CV-thèque (art. 6.1.f.) et améliorer nos processus de recrutement.
3.4. Opérations liées aux demandes d'exercice de droit, aux litiges et au contentieux
Finalité 6
Gestion des demandes d'exercice de droit
Fondement. Cette finalité résulte de l'exécution des obligations légales incombant à l'EBDH en vertu du RGPD (art. 6.1.c.).
Finalité 7
Veiller à la sauvegarde et à la défense de nos intérêts
Fondement. Nous avons un intérêt légitime à traiter vos données dans le cadre de tout litige qui nous opposerait à vous (art. 6.1.f.).
Nous n'utilisons pas de techniques de prise de décision fondées sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l'affectant de manière significative.
Purpose 8
Managing requests for the exercise of rights
Legal basis: This is based on EBDH’s legal obligations under the GDPR (Article 6.1.c).
Purpose 9
Ensuring the protection and defense of our interests
Legal basis: We have a legitimate interest in processing your data in connection with any legal disputes (Article 6.1.f).
We do not use automated decision-making techniques that produce legal effects or significantly affect individuals.
4. QUELLES SONT LES SOURCES DES DONNEES ET LES CATÉGORIES DE DONNEES TRAITÉES ?
Ces données sont recueillies directement auprès de nos (futurs) cocontractants et partenaires, ainsi qu'auprès de niveaux pour les (anciens) candidats ou dans le cadre de litiges. Elles peuvent être obtenues via nos formulaires, par téléphone ou par e-mail.
Elles incluent des données d'identification (nom, prénom, adresse, e-mail, numéro de téléphone), toutes les informations personnelles contenues dans les communications reçues (messages, informations recueillies sur un formulaire, etc.), des données professionnelles (profession, expérience, titre).
5. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?
Sauf exception mentionnée ci-dessous, nous conservons vos données pour une durée de cinq (5) ans à dater de notre dernière relation avec vous (ea fin de la relation contractuelle, de la mission légale, du dernier contact avec le prospect, de l'événement ayant donné lieu à la récolte de vos données, etc.).
Les messages reçus sur la boîte e-mail générale sont, en principe, conservés le temps nécessaire pour y répondre. Ils sont effacés ensuite.
Les données obtenues auprès de nos candidats non retenus sont supprimées dans un délai de trois (3) jours ouvrables après la prise de décision.
Les données recueillies auprès de nos candidats non retenus, mais dont le profil nous intéresse sont conservées pendant une durée supplémentaire d'un (1) après l'obtention du consentement dudit Candidat. Cette durée peut être prolongée avec le consentement de la personne concernée.
Concernant votre inscription à la Newsletter, vos Données sont conservées pendant une durée n'excédant pas trois (3) ans à compter de votre inscription ou de la dernière sollicitation conservée sans réponse de votre part et à défaut de demande de suppression, d'opposition ou de désinscription à celle-ci.
En cas de litige, la durée de conservation des données est prorogée pour une durée de dix (10) ans à compter de la fin du litige.
A l'issue de la durée de conservation mentionnée ci-dessus, les données personnelles seront supprimées ou nous procéderons à leur anonymisation.
6. A QUI VOS DONNEES SONT-ELLES TRANSMET ?
6.1. Destinataires internes au responsable du traitement
Nous donnons accès à vos données à caractère personnel uniquement aux personnes internes dont la fonction le nécessite. Nous contrôlons régulièrement ces accès et sécurisons les informations communiquées, dans la mesure du possible.
6.2. Sous-traitants, co-responsables du traitement et responsable distinct du traitement
Dans le cadre de nos activités, il peut arriver que certaines de vos données soient partagées avec :
1. Les Prestataires de services de stockage et de partage de fichiers dans le Cloud
2. L'Hébergeur de notre site internet
3. Nos partenaires universitaires (p.ex. chercheurs et professeurs)
4. Nos partenaires actifs dans la réalisation de projets altruistes de données
5. Les informaticiens et prestataires ayant une fonction similaire externe
6. Les réseaux sociaux
7. Les sites internet d'organisation d'événements
6.3. Niveaux
Peuvent, dans la limite de leurs attributions, avoir accès aux données à caractère personnel :
- Différents acteurs de la justice et autorités publiques, tels que les cours et tribunaux, autorités administratives (p.ex. CNIL, APD), mandataires de justice (avocats, huissiers, experts, etc.)
- Tout autre service ou organisme autorisé
6.4. Vos données sont-elles transmises en dehors de l'Espace économique européen (« EEE ») ?
Nous ne transférons pas vos données hors de l'EEE, sauf vers la Suisse qui bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, garantissant un niveau de protection équivalent à celui du RGPD.
7. QUELS SONT VOS DROITS ?
En application des articles 15 à 22 du RGPD, toute personne physique utilisant le service à la faculté d'exercer les droits suivants :
- Droit d'accès. Vous avez le droit de nous interroger sur les données à caractère personnel dont nous disposons à votre sujet. Nous pouvons vous en fournir une copie gratuitement, mais ce n'est pas possible pour tous les documents. Nous agirons en effet également respectant les droits et libertés d'autrui.
- Droit de rectification. : Vous pensez que vos données ne sont pas exactes ou actuelles ? Vous avez le droit de nous demander de les corriger ou de les compléter.
- Droit d'opposition. Si le traitement de vos données est fondé sur notre intérêt légitime, vous avez le droit à nous de demander d'arrêter de traiter vos données. Toutefois, il se peut qu'il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts et vos droits ou des motifs qui prévalent pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
- Droit à l'oubli. Vous avez le droit de demander la suppression de vos données. Ce droit est soumis à des exceptions qui vous seront cependant exposées si votre demande d'effacement est soumise à celles-ci.
- Droit à la limitation du traitement. Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel à l'exclusion de tout autre traitement, par exemple lorsque nous vérifions l'exactitude de vos données à caractère personnel.
- Droit à la portabilité. Lorsque le traitement de vos données est fondé sur le recueil de votre consentement ou s'il est effectué à l'aide de procédés automatisés, vous avez le droit de recevoir vos données sous un format structuré. Si cela est techniquement possible, vous pouvez également nous demander de transférer vos données à un autre responsable du traitement.
- Droit de retrait de votre consentement. En cas de traitements de données à caractère personnel basés sur votre consentement, ce consentement peut être retiré.
Pour en savoir plus sur vos droits, cliquez ici ou consultez le site internet de l'autorité de protection des données.
8. COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS ?
Vous pouvez envoyer vos demandes, questions et plaintes par e-mail à l'adresse braindatahub@ebdh.org ou par courrier postal à notre siège social.
Faisant suite à votre demande d'exercice de droits, si nous ne sommes pas en mesure de vous identifier de façon certaine, nous pourrons vous demander une copie recto verso de votre carte d'identité.
N'oubliez pas de préciser l'objet de votre demande (mention du droit que vous souhaitez exercer : « droit à l'oubli », « droit à la rectification », etc.), et, en cas de demande envoyée par courrier, d'indiquer l'adresse à laquelle nous pouvons vous faire parvenir notre réponse.
Nous disposons d'un délai d'un (1) mois suivant la réception de la demande. En cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevons un nombre de demandes trop important, ce délai pourra être prolongé de deux (2) mois.
Dans l'hypothèse où nous décidons de ne pas donner suite à votre demande d'exercice de droit, nous sommes dans l'obligation de vous informer sur les motifs de notre refus ou de notre inaction.
9. VOUS SOUHAITEZ INTRODUIRE UNE RECLAMATION AUPRES D'UNE AUTORITE DE CONTRÔLE ?
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des Données de votre pays.
En Belgique, il s'agit de l'autorité de protection des données, selon l'une des options suivantes :
2. Par courrier postal
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Vous avez également toujours la possibilité d'ancien un recours juridictionnel.